Flächenmanagement

Die Planung einer Open-Air-Veranstaltung beginnt mit der Auswahl geeigneter Flächen für die unterschiedlichen Nutzungsbereiche. Zusätzlich zur Fläche des Veranstaltungsgeländes werden Flächen für Produktion und Personal, Parkplätze und bei mehrtägigen Veranstaltungen auch Zeltplätze benötigt.

 

Neben den vorhandenen Verkehrswegen haben die verfügbaren Flächen vor Ort entscheidenden Einfluss auf die Durchführbarkeit oder die maximale Größe einer Veranstaltung.

Bei Großveranstaltungen mit 30.000 Besuchern und mehr sind häufig 1.000.000m² bis 1.500.000m² Nutzflächen zu akquirieren.

Die Kosten für die Anmietung dieser Flächen ohne Einrichtung von Infrastruktur betragen in der Regel 20% bis 25% der Produktionskosten (ohne Kosten für Bühnen und Programm) eines Events. Ein konsequentes Flächenmanagement birgt also große Einsparpotentiale für jeden Veranstalter.

Zu berücksichtigen sind bei der Flächenauswahl sowohl die Bodenbeschaffenheit als auch die unterschiedliche und in der Regel landwirtschaftliche Nutzung der Flächen. Wir prüfen die Möglichkeiten von Umwidmungen und die Kosten für Wiederherstellung der Flächen nach der Veranstaltung.

Die Eigentümer der Flächen, die für die Unterbringung der Besucher benötigt werden, müssen hinter der Veranstaltung stehen. Da es sich in der Regel um aktive Landwirte oder Erbengemeinschaften handelt, ist ein Management mit besonderem Augenmerk erforderlich.

Deshalb beinhaltet unsere Planung die Durchführung von Informationsveranstaltungen für Eigentümer und Anwohner ebenso wie die Vorbereitung und Vermittlung der zu schließenden Pachtvereinbarungen. Wir betreuen das Pachtverhältnis von der Übernahme einer Fläche bis zur Rückgabe an den Eigentümer und wickeln im Schadensfall die Regulierung ab.

Für die weitere Planung und die Genehmigungsverfahren erstellen wir Lagepläne der Flächen, die auf amtlichen Katasterdaten basieren. Diese Pläne werden im Detail mit Brandgassen, Rettungswegen und Koordinaten versehen.

Flächenmanagement auf einen Blick:

·                                 Flächenauswahl und Flächenbeschaffung für Veranstaltungsfläche, Park- und Zeltplätze

·                                 Konsequentes Flächenmanagement spart Kosten

·                                 Informationsveranstaltungen und Pachtvereinbarungen

·                                 Betreuung des Pachtverhältnisses

·                                 Erstellung von Plänen